Finance & Controlling
Controlling, das weniger Zeit mit Abstimmung verbringt.
Planung, Forecast und Abschluss kosten in vielen Häusern mehr Zeit für das Zusammentragen als für die Analyse. Wir setzen an den Abläufen an und bauen daraus ein System, wo es sich lohnt.
Planung und Forecast
Eine Planung, die jedes Jahr von vorn beginnt, bindet genau die Leute, die eigentlich steuern sollen. Wir ordnen den Ablauf: wer liefert was bis wann, auf welcher Ebene wird geplant, welche Annahmen gelten für alle.
Der Forecast wird danach zur Fortschreibung des Plans und nicht zu einem zweiten Projekt im Quartal. Wo es trägt, planen wir treiberbasiert: geplant werden Mengen, Preise und Kostensätze, und das Ergebnis rechnet sich daraus.
Abläufe im Jahresabschluss
Im Abschluss zählt jeder Tag. Wir nehmen die Abfolge auf, vom Ist-Datenstand über Abgrenzungen und Abstimmungen bis zum Bericht, und suchen die Stellen, an denen gewartet, nachgefragt oder doppelt erfasst wird.
Oft liegt der größte Gewinn in einer Reihenfolge, die seit Jahren niemand mehr in Frage gestellt hat.
Kostentransparenz
Kosten werden steuerbar, wenn klar ist, wo sie entstehen und wer sie verantwortet. Dazu gehören eine Kostenstellenstruktur, die zur Organisation passt, Umlagen, die man nachvollziehen kann, und Berichte, die sich bis zur Einzelbuchung aufklappen lassen.
Eine Umlage, die nur eine Person erklären kann, ist ein Risiko für den Abschluss.
Steuerungsgrößen
Wenige Kennzahlen, die alle gleich verstehen, steuern besser als ein Bericht, den niemand bis zum Ende liest. Wir legen mit Ihnen fest, welche Größen die Leitung braucht, wie sie berechnet werden und aus welcher Quelle sie stammen.
Erst wenn die Definition steht, lohnt sich das Dashboard dazu.
Effizienzprogramme
Ein Effizienzprogramm ist nur so gut wie seine Messung. Wir erfassen den Ablauf vor der Änderung in Stunden und Euro und messen danach mit derselben Methode nach.
Am Ende steht eine Zahl, die das Controlling selbst vertreten kann, und keine Schätzung aus einer Projektpräsentation. Der Einstieg dafür ist der Effizienz-Check.
Vom Ablauf zum System
Nicht jeder Ablauf braucht ein neues System. Wo aber Dateien zwischen den Bereichen hin und her gehen, Fristen per Mail verfolgt werden und Plan und Ist an verschiedenen Stellen liegen, bauen wir die Planung in der SAP Analytics Cloud.
Wie das aussieht, von der Planungsmaske bis zur Monte-Carlo-Simulation, zeigt die Seite SAP Analytics Cloud.
Woher der Maßstab kommt
Unser Maßstab kommt aus einem DAX-Konzern der Automobilbranche: Planung, Jahresabschlüsse und Effizienzprogramme auf Konzernebene. Wie dort aus einer lokalen Lösung eine Planung für den Konzern wurde, beschreibt die Referenz.
Fragen
Fragen aus dem Controlling
Wie kommen wir von uneinheitlichen Excel-Daten zu einem zentralen Reporting?
Zuerst über die Definitionen: welche Kennzahl wie berechnet wird und welche Quelle gilt. Danach wandern die Daten in ein gemeinsames Modell, aus dem alle Berichte lesen, und Excel kann als Eingabe bleiben. Der Schritt ist weniger eine Frage der Technik als eine Abstimmung zwischen den Bereichen. Ausführlich im Beitrag zum Single Point of Truth.
Wie wird eine Personaleinsatzplanung übersichtlich und steuerbar?
Indem Einsatz und Kosten im selben Modell stehen: wer in welchem Zeitraum an welches Projekt gebunden ist, und was das für die Personalkosten bedeutet. Engpässe und freie Kapazität werden dann sichtbar, solange man noch umplanen kann. In der SAP Analytics Cloud ist das einer der fünf Bausteine.
Was bedeutet Single Point of Truth im Controlling?
Jede Kennzahl hat genau eine gültige Quelle und eine Definition, auf die sich alle Bereiche beziehen. Die Diskussion verschiebt sich dann von der Frage, welche Zahl stimmt, zu der Frage, was sie bedeutet. Technisch steckt dahinter meist ein gemeinsames Datenmodell für Plan und Ist.
Was ist xP&A und was hat das Controlling davon?
xP&A steht für Extended Planning and Analysis: Die Finanzplanung und die operativen Planungen wie Absatz, Personal oder Investitionen laufen in einem gemeinsamen Modell. Das Controlling bekommt die Mengen und Annahmen der Bereiche dadurch direkt, statt sie nachträglich in Euro zu übersetzen und abzugleichen. Eine Abweichung lässt sich so bis zu ihrer operativen Ursache zurückverfolgen.
Was ist eine treiberbasierte Planung?
Geplant werden die Größen, die ein Ergebnis verursachen, etwa Mengen, Preise, Personentage oder Kostensätze. Umsatz und Kosten rechnen sich daraus über Formeln im Modell. Ändert sich eine Annahme, zieht das Ergebnis von selbst nach, und genau das ist die Voraussetzung für Simulationen.
Wie lässt sich der Forecast automatisieren?
In drei Stufen: Ist-Daten werden übernommen statt kopiert, Regeln schreiben den Rest des Jahres aus den Treibern fort, und ein statistischer Vorschlag füllt die Felder, die ein Planer dann nur noch prüft. In der SAP Analytics Cloud erledigen das Data Actions und Smart Predict, angestoßen etwa vom Planungskalender. Über den Wert entscheidet am Ende ein Mensch.
Wie verkürzt man Planungszyklen im Controlling?
Indem man die Wartezeit zwischen den Schritten angeht und nicht die Schritte selbst: Dateien, die gesammelt, zusammengeführt und zurückgeschickt werden, und Fristen, die per Mail nachgehalten werden. Eingaben mit Prüfregeln, ein gemeinsamer Kalender und ein Forecast, der den Plan fortschreibt, setzen genau dort an. Wie viel es bei Ihnen bringt, misst der Effizienz-Check an Ihren Abläufen.
Lohnt sich eine externe Controlling-Beratung für den Mittelstand?
Dann, wenn ein Ablauf seit Jahren gleich läuft und intern niemand die Zeit hat, ihn in Frage zu stellen. Der Blick von außen findet die Schleifen, an die sich alle gewöhnt haben. Entscheidend ist, dass die Beratung an Ihren Zahlen misst, was sie bringt; deshalb beginnen wir mit dem Effizienz-Check und nennen danach Umfang und Preis.
Wo kostet Ihr Controlling heute die meiste Zeit? Ein Gespräch reicht für eine erste Einordnung.