Von verstreuten Excel-Dateien zu einer Zahl: der Weg zum Single Point of Truth

Warum zwei Abteilungen zwei Werte haben

Eine Planung in Excel beginnt als eine Datei. Dann wird sie verschickt, und aus einer Datei werden viele. Jede Kopie lebt weiter: Der Vertrieb ergänzt eine Spalte, das Werk korrigiert einen Satz, das Controlling führt alles wieder zusammen.

Vier Ursachen kommen dabei fast immer zusammen:

• Kopien: Niemand weiß sicher, welche Fassung gilt.
• Definitionen: Der Umsatz des Vertriebs enthält Positionen, die der Umsatz des Controllings ausschließt.
• Zeitpunkte: Die eine Datei hat den Stand vom Dienstag, die andere den vom Freitag.
• Übertragung: Werte werden von Hand von einer Tabelle in die nächste gebracht.

Die Forschung zu Tabellenkalkulationen beschreibt das seit Jahrzehnten. Fehler sind je Zelle selten. In großen Tabellen ist es dennoch sehr wahrscheinlich, dass mindestens ein Endergebnis falsch ist [1]. Als wirksam nachgewiesen ist bisher nur die Prüfung Zelle für Zelle [2], und die leistet im Monatsabschluss niemand.

Was Single Point of Truth bedeutet

Ein Single Point of Truth ist eine Datenbasis, auf die sich alle Beteiligten beziehen. Jede Kennzahl hat dort genau eine Definition. Jede Eingabe geschieht an genau einer Stelle. Jede Änderung ist nachvollziehbar: wer, wann, was.

Zwei Missverständnisse halten sich. Eine sehr große Excel-Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk ist kein Single Point of Truth, denn sie wird weiter kopiert. Und ein neues System allein ist es auch nicht, solange daneben die alten Dateien gepflegt werden.

Der Weg in sechs Schritten

1. Kennzahlen festlegen

Schreiben Sie für die zehn bis zwanzig wichtigsten Kennzahlen auf, wie sie gerechnet werden und wer darüber entscheidet. Dieser Schritt braucht kein Werkzeug. Er zeigt, wo sich die Bereiche heute widersprechen.

2. Quellen aufnehmen

Für jede Kennzahl: Woher kommen die Ist-Daten, woher die Planwerte, über welche Dateien laufen sie? Am Ende steht ein Bild des Datenflusses mit allen Übergaben von Hand.

3. Das Datenmodell bauen

Ein Modell legt fest, nach welchen Merkmalen geplant und berichtet wird: Kostenstelle, Produkt, Zeitraum, Version. Die Stammdaten dahinter müssen in allen Quellen gleich heißen. Hier liegt meist die eigentliche Arbeit.

4. Eingaben verlegen

Planwerte werden im Modell erfasst und dort geprüft. Eine Prüfregel fängt eine falsche Eingabe bei der Erfassung ab. In der Datei fällt derselbe Fehler erst auf, wenn die Summe nicht stimmt.

5. Berichte aus dem Modell erzeugen

Sobald Berichte direkt auf dem Modell stehen, entfällt das Zusammenkopieren. Die Zahl im Vorstandsbericht ist dieselbe, die der Planer eingegeben hat.

6. Die alten Dateien stilllegen

Dieser Schritt wird oft ausgelassen. Solange die alte Datei neben dem Modell weiterläuft, gibt es wieder zwei Wahrheiten. Ein fester Termin, ab dem nur noch das Modell gilt, gehört in den Plan.

Wo es in der Praxis hakt

Drei Dinge halten solche Vorhaben auf, und keines davon ist Technik. Erstens die Stammdaten: Solange eine Kostenstelle in zwei Systemen zwei Namen hat, lässt sich nichts zusammenführen. Zweitens die Zuständigkeit: Jede Kennzahl braucht jemanden, der über ihre Definition entscheidet. Drittens der Übergang: Eine Runde lang laufen altes und neues Verfahren nebeneinander, und diese Doppelarbeit muss eingeplant sein.

Muss Excel verschwinden?

Nein. Excel bleibt ein gutes Werkzeug für die schnelle Auswertung. Entscheidend ist, dass es die Daten aus dem Modell liest und keine eigene Fassung hält. Geplant und gespeichert wird an einer Stelle.

Woran Sie merken, dass es erreicht ist

• In einer Besprechung fragt niemand mehr, welche Fassung gemeint ist.
• Eine neue Auswertung braucht keine neue Datensammlung.
• Jede Zahl lässt sich bis zur Eingabe zurückverfolgen.
• Fällt die Person aus, die die Datei gebaut hat, läuft die Planung weiter.

Wie groß der Aufwand heute ist, lässt sich überschlagen. Unser Nutzenrechner rechnet mit Ihren Annahmen. Die Bausteine für Planung und Reporting stehen auf der Seite SAP Analytics Cloud.